Na implementação de um ERP, são muitos os erros que podem conduzir ao seu insucesso ou subaproveitamento, não sendo sempre fácil e imediato, perceber as razões que estiveram na sua origem.

Terá sido a comunicação? Os dados? A documentação? Uma combinação de todos os anteriores?

As razões podem ser de várias ordens e dependem muito da empresa, do ERP e da sua implementação. Ter em consideração os possíveis erros – ou os mais comuns – na implementação de um ERP pode ser uma boa estratégia para os tentar eliminar à partida.

Saiba alguns dos erros mais comuns na implementação de um software ERP:

1.  A implementação de um ERP não requer esforço, dedicação nem exige recursos.

Esta é uma expectativa irrealista e, infelizmente, muito comum.

2.  A Implementação foi realizada num curto espaço de tempo e de uma forma rápida sem formação aos colaboradores.

Se não deixar bem definidos os novos processos, as funcionalidades do novo software, a sua integração e alterações que serão realizadas na organização, os colaboradores vão ter de os assimilar a prazo.

3. Não realizar um planeamento rigoroso de todas as fases do processo nem delinear formalmente os objetivos.

Planeamento é extremamente necessário para se conseguir implementar um ERP com sucesso.

4. Dar como determinado o “insucesso” devido à falta de paciência para esperar pelos resultados.

Os ERP não são soluções ‘mágicas’, precisam naturalmente de tempo para apresentar retorno.

5. Apresentar uma visão retardatária e estagnada no tempo.

Querer implementar os processos antigos em vez de os renovar/melhorar com o novo software.

6. Desvalorizar a tendência natural para resistir à mudança por parte dos colaboradores, e as dificuldades que vão ocorrer pela manutenção de velhos hábitos.

A relutância em abandonar as folhas de cálculo é um exemplo paradigmático deste problema. É importante que o sistema antigo seja desativado. É uma maneira de “forçar” o colaborador a sair da sua zona de conforto e aprender algo novo.

7. Não escolher com cuidado a equipa certa para o momento certo, com total foco nos processos. 

8. Não definir prioridades.

Para um correto funcionamento da implementação de um software ERP devem-se definir com clareza as prioridades. Não devem ser executadas muitas tarefas ao mesmo tempo pois torna o processo mais lento e mais propenso a erros. Tentar fazer tudo de uma vez é um erro comum mas apenas leva a desperdício de tempo.

9. Não executar testes ao ERP nem definir uma estratégia para o seu cuidado, uso e manutenção.

Os testes devem ser tão exaustivos quanto possível e nunca devem ser contornados, assim como a questão da manutenção. É no uso constante que vão aparecendo os problemas.

10. Não desativar programas e conteúdos supérfluos do sistema anterior mesmo que estes ponham em causa o bom funcionamento do novo ERP. Ao fazê-lo está a ir contra todo o objetivo de implementar um ERP. 

11. Não pedir aconselhamento especializado e adequado às suas necessidades.

Cada empresa é uma empresa. O software ERP ajusta-se às necessidades de cada cliente.

12. Não ter interesse em conhecer o software a fundo nem dominá-lo na perfeição ou ser um utilizador permanente.

Quanto melhor dominar o novo ERP, mais vantagens retira para a empresa e mais melhorias terá nos seus processos. Procurar obter dicas e truques específicos sobre as funcionalidades que instaladas.

13. Não ter visão de futuro.

Olhar para o negócio apenas como está agora e não como poderá estar a médio prazo. Poderemos minimizar trabalho no futuro se conseguir antecipar alguns processos no ERP.

14. Não saber bem o que se quer, fazer uma má customização e/ou escolha de funcionalidades pouco interessantes.

Leva a uma discrepância entre as reais necessidades da empresa e a aplicação implementada.

15. Não perceber a individualidade da empresa e o carácter único das suas customizações.

Não considerar o novo ERP como simples substituição do anterior ou uma cópia de outra empresa.

16. Não perceber a importância dos dados corretos, principalmente ao migrar para um novo ERP.

Todos os departamentos devem estar cientes da importância de migrar apenas informação correta e aproveitar por vezes para limpar erros do passado.

17. Presumir que os clientes compreendem potenciais problemas que podem surgir a seguir à implementação.

Dificilmente poderemos nos dar ao luxo de não atuar antes que aconteçam os problemas.