Faturas com código QR e ATCUD a partir de janeiro 2021: a sua empresa está preparada?

Estão a chegar novas obrigações legais e as empresas devem certificar-se de que as cumprem, de acordo com esta nova realidade. Saiba quais os impactos que esta medida terá na sua empresa e de que forma pode a PHC ajudá-lo a preparar-se, com toda a antecedência e tranquilidade.

 

A partir de janeiro de 2021, todas as faturas terão de incluir um código de barras bidimensional (QR code) e um código único do documento (ATCUD). Uma medida que permitirá que a informação seja descodificada e enviada para a AT em tempo real.

código QR, ou código de resposta rápida, é uma evolução do conhecido código de barras. O seu objetivo é simplificar a identificação e o acesso direto à informação, direcionando rapidamente o utilizador até ela. A sua utilização é vasta e transversal: tanto pode oferecer um conteúdo extra como ser utilizado como forma de pagamento. No caso das novas faturas, permite que o código seja fotografado através de um smartphone e que a sua informação fique registada automaticamente, sem ser necessário apresentar o número de contribuinte no momento da compra.

ATCUD é a conjugação do código de validação da série e o número sequencial do documento dentro da série. Este código deve estar localizado imediatamente acima do código QR e constar obrigatoriamente em todas as faturas quando aplicável o QR Code, uma vez que o QR Code não necessita de constar em todas as páginas, como acontece com o ATCUD.

Para além das faturas, estão incluídos nesta medida os documentos fiscalmente relevantes, ou seja, documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos que, independentemente da sua designação, sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestações de serviços.

A resposta certa no momento certo

O fim das faturas em papel traz inúmeras vantagens diretas, tanto para as empresas como para os consumidores. Para além dos custos de impressão, esta é uma solução que permite às empresas umas maior sustentabilidade e responsabilidade ambiental.

A automatização do processo conduz a um maior rigor nos dados e uma crescente acessibilidade à informação, o que agiliza a própria relação com os clientes. Neste sentido, as novas faturas são mais um passo que assegura o saudável funcionamento de toda a máquina fiscal.

Para que a sua empresa responda às novas exigências legais, é fundamental que até o dia 31 de dezembro registe na AT todas as séries de documentos que pretendam usar em 2021. Depois disso, ser-lhe-á enviado um código de validação das séries de documentos que comunicou, e que deve associar no seu software.

A partir desta altura a sua empresa fica pronta para emitir faturas segundo as novas normas.

Se durante o ano de 2020 precisar emitir documentos com a data de 2021, terá de efetuar o mesmo procedimento, ou seja, comunicar a série à AT, para que obtenha o respetivo código de validação das séries documentais. Pode, ainda, comunicar à Autoridade Tributária (AT) as séries que está a usar atualmente e que pretende continuar a usar em 2021.

Apesar das faturas terem de incluir, obrigatoriamente, o código QR e o ATCUD, até 30 de junho de 2021 é permitido utilizar os documentos pré-impressos em tipografia autorizada que tenham sido adquiridos antes de 1 de janeiro de 2021. Na Portaria nº195/2020 poderá obter mais informação acerca da regulamentação dos novos requisitos e do respetivo regime transitório.

Novas faturas, o software de sempre

A sua empresa deve estar preparada para enfrentar esta mudança de forma eficaz e simplificada. Neste caso, um bom software de gestão faz toda a diferença na adaptação da sua empresa à lei. Ele pode ser a resposta que precisa para assegurar que a medida será implementada com sucesso.

A PHC está a preparar as empresas para que cumpram com todas as obrigações legais e, desta forma, contribuir para a eficácia do sistema tributário na luta contra a fraude e evasão fiscal, simplificando a validação das faturas.

Por isso, a partir de 1 de dezembro e até 31 de dezembro de 2020, o software PHC fará o alerta para que sejam registadas na AT todas as séries de documentos que pretendam usar em 2021.  Este código deve ser associado no software para poder emitir documentos.

A PHC garante a segurança e a tranquilidade suficientes para que a sua empresa consiga adaptar-se facilmente às novas exigências legais.

 

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