O ano de 2020 traz novidades ao nível de faturação eletrónica. O modelo de fatura eletrónica a seguir vai ser igual em toda a UE. A sua empresa é fornecedora de entidades públicas? Nesse caso, também está abrangida pelas novas regras de faturação.
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a EU, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”. Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determina que a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, já a partir de 2019.
A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
O que NÃO É uma fatura eletrónica?
Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.
O PDF para o cliente final não é o único caso que recai fora do âmbito do eInvoicing. Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):
- Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
- Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
- Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
- OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
- Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.
Quem está obrigado a Emitir Faturas Eletrónicas?
O Decreto-Lei 123/2018 estabeleceu as normas de emissão e receção de faturas eletrónicas em Portugal, assim como o modelo de implementação da faturação eletrónica, que se realiza gradualmente até janeiro de 2021.
Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as entidades públicas (organismos da administração direta do Estado e institutos públicos).
Em 2020, a fatura eletrónica é obrigatória para:
- Os cocontratantes, ou seja, as entidades privadas e públicas que contratualizem com a Administração Pública, podem agora até 31 de dezembro de 2020 (anteriormente 17 de abril de 2020) utilizar mecanismos de faturação diferentes da fatura eletrónica, sem prejuízo;
- As pequenas e médias empresas passam a poder utilizar os mesmos mecanismos até 30 de junho de 2021 (anteriormente 31 de dezembro de 2020);
- Quanto às micro empresas e entidas públicas enquanto cocontratantes, estas passam a poder utilizar os mesmos até 31 de dezembro de 2021 (anteriormente 31 de dezembro de 2020)..
Quais as Vantagens da Faturação Eletrónica?
O novo regime de faturação eletrónica simplifica as trocas comerciais entre os Estados-membros, apresentando diversas vantagens para as empresas:
- Diminui o tempo e a burocracia no envio de faturas;
- Reduz os custos administrativos;
- É mais segura, mais privada e fiável, comparativamente à fatura tradicional;
- Mais fácil de consultar e poupa espaço físico, não são necessários dossiers para guardar as faturas, ficam disponíveis em arquivo digital;
- É ecológica, porque poupa papel e elimina a emissão de C02
Estamos consigo para o apoiar nesta implementação através dos meios habituais:
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