A medida, inserida no Decreto-Lei n.º 28/2019 – que integra todas as regras sobre o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente importantes –, dá seguimento à promoção da emissão de faturas sem papel. De relembrar que a fatura sem papel é uma medida do Simplex que promove a desmaterialização de documentos, traduzindo-se na dispensa da impressão da fatura e do seu envio em formato eletrónico.
Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital.
Preparado para esclarecer dúvidas com a resposta a algumas das principais questões sobre o tema?
O QUE É UMA ASSINATURA ELETRÓNICA QUALIFICADA?
Através de um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante o seu valor probatório, tornando-o legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.
QUE DOCUMENTOS DEVEM SER ASSINADOS?
A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
A SUA EMPRESA ESTÁ ABRANGIDA PELA NOVA REGRA?
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, em detrimento do uso do papel, ou seja:
- Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail;
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DE ENVIAR FATURAS POR VIA ELETRÓNICA?
As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa, pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE UMA ASSINATURA DIGITAL E UM SELO ELETRÓNICO?
Basicamente os dois mecanismos servem como assinatura, mas enquanto a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.
CERTIFICADOS COM EXTENSÃO CER DEIXAM DE SER VÁLIDOS
Os certificados em ficheiro com extensão CER que se instalam no disco do computador são denominados certificados avançados.
A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica seja considerada legalmente válida, só podem ser usados certificados qualificados. Os certificados avançados já não servirão para esse efeito.
A SOLUÇÃO PHC CS ASSINATURAS QUALIFICADAS
O PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução desenvolvida pela PHC Software, que irá permitir assinar eletronicamente as suas faturas, em conformidade com o disposto no Decreto-lei n.º 28/2019.
Este novo produto, que será disponibilizado já na próxima versão, é totalmente baseado em tecnologia cloud, sendo as assinaturas obtidas a partir de servidores seguros da entidade certificadora e credenciada para o efeito.
Ao optar por esta solução, tem a garantia de estar a cumprir com a obrigatoriedade de ter um certificado digital qualificado, emitido por uma entidade certificadora autorizada, que garantirá o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia.
Agende já a sua demonstração da Solução PHC Software, e garanta que a sua solução de faturação está apta a emitir faturas em XML e PDF em conformidade com a lei, a partir do dia 1 de janeiro de 2021.